Analyse des dépenses technologiques en VBA Excel

L'objectif de ce projet est de me préparer au stage de fin d'études en apprenant plus sur les dépenses technologiques des entreprises et m’introduisant au VBA. Le rendu de ce POK est une solution VBA Excel pour automatiser l'analyse des dépenses technologiques d’une entreprise.

Horodatage

Sprint 1

Sprint 2

Introduction

Les dépenses technologiques font référence à toutes les dépenses liées à l'acquisition, à l'utilisation et à la maintenance de technologies de l'information et de la communication (TIC) dans le cadre des opérations commerciales d'une entreprise. On distingue donc deux types de dépenses technologiques ; Au-delà des services récurrents (logiciels, SaaS, Plateforme On Premise/Cloud …), la DSI fournit aussi des projets demandés par les métiers (exemple : l’évolution des pratiques « projets » et « opérations » vers des approches agiles et plus largement DevOps).

Les dépenses technologiques des entreprises dépendent de plusieurs éléments (le domaine d’activité, la taille de l’entreprise, son chiffre d’affaires, …). Le coût moyen d’un budget informatique type, selon WalkMe, est le suivant :

• Les petites entreprises : moins de 50 millions de dollars (6,9 % du chiffre d’affaires)
• Les entreprises de taille moyenne : entre 50 millions et 2 milliards de dollars (4,1 % du chiffre d’affaires)
• Les grandes entreprises : plus de 2 milliards de dollars (4,1 % du chiffre d’affaires).

Modèle des coûts informatiques

Le modèle d'analyse et de benchmarking des coûts informatiques est un outil élaboré par le Cigref, une association regroupant de grandes entreprises françaises, pour aider les organisations à évaluer et comparer leurs coûts liés à l'informatique. Son approche structurée et ses multiples niveaux d'analyse en font un allié précieux pour les organisations cherchant à améliorer leur efficacité et leur rentabilité dans le domaine de l'informatique.

Ce modèle m'a aidé à recenser les dépenses technologiques de l'entreprise, et l'adapter à l'exemple sur lequel je travaille.

L'entreprise fictive

Dans ce POK je choisi de travailler sur une PME à l’exemple de l’entreprise BOFINGER SARL dans le domaine de l'hébergement et la restauration. Le chiffre d'affaires est de l'ordre de 3 millions d’euros et le nombre d’employés est 100. Le fonctionnement de cette entreprise repose sur les éléments suivants :

• Publicité des hôtels
• Collecte des réservations auprès des différents canaux
• Enregistrements des clients
• Génération des factures et gestion des paiements
• Fidélisation et satisfaction des clients

Son SI est donc composé de :

Pour estimer les coûts des systèmes ci-dessous pour cette entreprise, j'ai obtenu des devis en ligne auprès des fournisseurs des differentes solutions.

Analyse des dépenses - Dashboard en Excel VBA

Télécharger le fichier Excel

Création du dashboard : • Créer la liste déroulante pour le filtre des dépenses • Créer les boutons "Analyser" et "Réinitialiser" • Écrire le code VBA pour les macros pour ces deux actions

L'utilisateur choisit la dépense qu'il souhaite visualiser dans liste déroulante du filtre :

Sub AnalyserButton_Click()
    Dim ws1 As Worksheet
    Dim ws2 As Worksheet
    Dim expensesList As Range
    Dim selectedExpense As String
    
    Set ws1 = ThisWorkbook.Sheets("Janvier 2023")
    Set ws2 = ThisWorkbook.Sheets("Aout 2023")
    Set expensesList = ThisWorkbook.Sheets("Dashboard").Range("C7")
    
    selectedExpense = expensesList.Value
    
    If selectedExpense <> "" Then
        Dim januaryExpense As Double
        Dim augustExpense As Double
        
        januaryExpense = ws1.Range("A:A").Find(selectedExpense).Offset(0, 1).Value
        augustExpense = ws2.Range("A:A").Find(selectedExpense).Offset(0, 1).Value

        
        ' Créer le graphique
        Dim chartSheet As Chart
        Set chartSheet = ThisWorkbook.Sheets("Dashboard").Shapes.AddChart2(227, xlLineMarkers).Chart
        
        ' Définir les données du graphique
        chartSheet.SetSourceData Source:=ws1.Range("A1:B2")
        chartSheet.SeriesCollection.NewSeries
        chartSheet.SeriesCollection(1).Name = "Janvier 2023"
        chartSheet.SeriesCollection(1).XValues = Array("Janvier", "Aout")
        chartSheet.SeriesCollection(1).Values = Array(januaryExpense, augustExpense)

            
        ' Ajouter les étiquettes d'axe
        chartSheet.Axes(xlCategory, xlPrimary).CategoryNames = Array("Janvier", "Aout")
        chartSheet.Axes(xlValue, xlPrimary).HasTitle = True
        chartSheet.Axes(xlValue, xlPrimary).AxisTitle.Text = selectedExpense
        
        ' Afficher le graphique
        chartSheet.Parent.Activate
        chartSheet.Parent.Name = "Graphique_" & selectedExpense
        
    Else
        MsgBox "Veuillez sélectionner une dépense à analyser."
    End If
End Sub

en cliquant sur le bouton 'Analyser', on peut visualiser l'evolution de la dépense choisie en parallèle de l'évolution de l'activité (mesurée par le taux d'occupation des hôtels par exemple).

Le bouton 'Rénitialiser' efface le contenue du dashboard, pour pouvoir relancer le code par la suite.

Sub RénitialiserButton_Click()
    Dim chartSheet As chartObject
    
    ' Vérifier si un graphique existe sur la feuille "Dashboard"
    For Each chartSheet In ThisWorkbook.Sheets("Dashboard").ChartObjects
        chartSheet.Delete
    Next chartSheet
End Sub

Faute de temps, j'ai pas pu ajouter plus de fonctionnalités dans le dashboard (comme les alertes quand les dépenses dépassent un seuil).

Perspectives d’optimisation des dépenses technologiques

Optimiser les dépenses ne veut pas dire réduire les dépenses uniquement. Il s’agit plutôt d’une gestion financière stratégique à long terme qui vise à économiser de l’argent tout en augmentant la valeur des applications, des services, etc. Et ceci à travers une évaluation continue des processus technologiques. Pour ce faire, l’entreprise doit commencer par cartographier l’environnement informatique ainsi que les capacité métier. Ensuite, l’entreprise peut rationnaliser ses applications éliminant les redondances dans son système informatique. Il faut tirer le meilleur parti des différents fournisseurs, notamment du cloud en ayant la configuration la plus adaptée au besoin. Et aussi en consolidant les fournisseurs pour bénéficier des contrats groupés, ce qui réduit les coûts administratifs et permet d'avoir des tarifs réduits. Enfin, un système de gestion centralisé ou un bus de service d'entreprise (ESB)* peut faciliter les interactions entre les éléments du SI en permettant une communication fluide et une synchronisation en temps réel entre les systèmes. Cela aide à améliorer l'efficacité opérationnelle, à offrir une expérience utilisateur améliorée, et surtout à réduire les redondances ce qui affecte le coût.

*ESB : une architecture logicielle, comme une sorte de canal centralisé à travers lequel les différents composants logiciels d'une entreprise peuvent communiquer entre eux de manière standardisée. Il fournit un ensemble de fonctionnalités telles que la médiation, la transformation des données, la gestion des messages et la sécurité pour faciliter l'intégration des systèmes hétérogènes.

Conclusion