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Management d'équipe et Gestion de projet appliqués à une équipe de Formula Student

Tags :
  • POK
  • 2023-2024
  • temps 3
  • Gestion de projet
  • Logistique
  • Gestion d'équipe
  • Communication
Auteurs :
  • Benoit BEGUIER

Appliquer les bases de la gestion de projet, de la supply chain et de la logistique à l'organisation d'une équipe de Formula Student.

Promotions/2023-2024/Benoit BEGUIER/POK de Benoit Beguier/Management d'équipe et Gestion de projet appliqués à une équipe de Formula Student

Niveau : débutant Prérequis :

  • Bases de Gestion de projet (Tronc commun 1A)

Pour la réalisation de ce cours, je me réfèrerais aux sources listées ci-dessous :

Sommaire

  1. Objectifs du Sprint 1
  2. Déroulement pratique
  3. Contexte
  4. Bilan et plan d'action suite à la lecture du livre Lean à 540°
  5. Collecte des retours
  6. Organiser l'action
  7. Actions concrètes
  8. Retour d'expérience sur le Sprint 1
  9. Objectifs du Sprint 2
  10. Mise en place d'un processus d'organisation et de partage des tâches de mon département
  11. Pérennisation du savoir
  12. Passation
  13. Entretiens individuels
  14. Retour d'expérience sur le Sprint 2

Objectifs du Sprint 1

Voici les objectifs que je me suis fixé :

Les étoiles correspondent au niveau de difficulté de l'objectif dans mon référentiel de débutant en Gestion de projet et en Management.

Déroulement pratique

Suite à mes échanges avec Florian, je choisis de mener une approche incrémentale et itérative pour mon POK. Cela cadre les modalités d’interactions entre les collaborateurs (communication, avancement et suivi) et la méthodologie de résolution de problème. La méthode LEAN s'appliquerait bien dans cette situation, c'est pour cela que je vais consulter le livre Lean à 540° de Florian Magnani, qui permettra très vite d’orienter le sujet vers de la mise en pratique. On pourrait ensuite se concentrer sur les irritants de mes collaborateurs, la relance du dialogue pour enfin tendre vers les fournisseurs.

Contexte

Je fais partie d'une équipe de Formula Student, que j'ai rejointe en octobre 2023. Nous sommes 12 étudiants d'Aix-Marseille Université, de tous âges (17 ans à 24 ans) et de toutes formations (Ecole d'ingénieur, BTS chaudronnerie, DUT Génie Mécanique,...) et notre but est de concevoir et fabriquer par nous-même une monoplace d'ici l'été 2024, en partant de 0. L'association, Marseille Racing, a été crée durant 2022 mais seuls 2 membres sur les 6 ont vraiment été productifs. Un premier item important que je souhaite travailler est la pérennisation de l'association, de sa vision et de ses objectifs dans le temps, car chaque année un turn-over très important a lieu (80% au moins). Le deuxième point important concerne la communication au sein de l'équipe, que ce soit entre les membres, entre les départements ou pour les futurs membres. Il y a la nécessité de rouvrir le dialogue entre chaque partie prenante en adoptant une méthode itérative. Pour cela il faut d'abord définir les objectifs, les features à obtenir, puis juger la qualité du résultat obtenu. Enfin, il faut conclure sur la pertinence de la première itération pour améliorer la prochaine.

Bilan et plan d'action suite à la lecture du livre Lean à 540°

Voici en vrac ce que je tire de la lecture d'une trentaine de pages de cet ouvrage :

Documentation et recherche sur les bonnes pratiques de l'organisation d'une équipe de Formula Student

J'ai consulté le document MANAGING STUDENT VEHICLE PROJECTS. The Non-Technical Side de D. Golembiewski. Celui-ci traite de la construction et du management d'équipe dans la FSAE (l'équivalent américain de la Formula Student). Honnêtement, je ne recommande pas sa lecture car il reste très général et n'apprend pas grand chose. Les différents items sont applicables à n'importe quel projet et sont assez bâteaux : Positive attitude, The most valuable resource is people...

Collecte des retours

J'ai fait remplir par mon département (4 personnes) un sheet anonyme dont l'objectif était de récolter les suggestions d'améliorations, les points bloquants et les risques potentiels. En voici un extrait :

tableau

Il est nécessaire de traiter et prioriser l'ensemble des remarques et des points durs, par ordre d'importance. De mon côté, je décide de m'attarder sur :

Je ne peux pas agir sur les autres remarques, néanmoins je les ai transmises au Team Manager. La communication est souvent en lien avec l'organisation : la structure est censée répondre à un besoin, il faut donc baser l'ensemble de la structure sur l'échange, et si besoin réformer l'ancienne organisation.

Organiser l'action

Il faut ensuite organiser l'action en termes d'acteurs et de temporalité. J'ai répertorié ces informations dans un tableau, comme recommandé dans Lean au 540°.

actions

Actions concrètes

Mise en place d'une réunion hebdomadaire pour faire le point du département (département LAS, Liaison Au Sol)

z

Améliorer la communication au sein du département

a

Jalonnement des tâches du département à court terme

a

Jalonnement des tâches du département à long terme

a

J'ai aussi mis en place un outil Google Tasks, qui permet d'assigner des tâches, avec des jalons et des acteurs, qui apparaissent sur Google Calendar. Force est d'avouer que l'outil n'a pas été adopté par l'équipe, car actuellement toutes les tâches ne sont plus cochées comme faites alors qu'elles le sont lorsqu'on discute avec eux.

Retour d'expérience sur le Sprint 1

L'ensemble des tâches que je m'étais fixée ont été effectuées. Il était important de bien discerner le besoin et les actions à mener. Au lieu d'aborder le sujet des fournisseurs, j'ai du coup préféré allouer ces deux heures à ce sujet.

Horodotage

Lundi 19/02 : 2 heures de documentation Mercredi 21/02 : 1 heure de documentation de Lean 540° + 1 heure pour créer le questionnaire du besoin de la bonne manière Vendredi 23/02 : 2 heures d'organisation de partage des avancées + créer le support adéquat Samedi 24/02 : 1 heure de tri des réponses du questionnaire, choix des actions à mener, des outils et des jalons Lundi 26/02 : 2 heures de jalonnement de tâches et répartition des acteurs Mardi 27/02 : 1h échange avec Florian + lecture de Lean 540°

Objectifs du Sprint 2

Voici les objectifs que je me suis fixé :

TOTAL : 10 heures

Les étoiles correspondent au niveau de difficulté de l'objectif dans mon référentiel de débutant en Gestion de projet et en Management.

Mise en place d'un processus d'organisation et de partage des tâches de mon département

Partage des tâches

Avant de jalonner les tâches, il faut d'abord les définir et les répartir au sein de l'équipe. On peut parler de lots de travail ou de work package. Nous avons au sein de l'association souvent procédé par Sprint, et chaque membre avait son work package à réaliser. Nous avons procédé de la même manière ici. Les lots étaient définis en amont par deux critères :

A partir des affinités et de l'expérience de chacun, nous avons ensemble dispatché les tâches. Cela a pu être réalisé suite au point LAS que j'avais mis en place. J'ai noté un réel redynamisme au sein du département.

Calendrier sur tableau

De part plusieurs lectures que j'ai pu faire et mon expérience personnelle, j'ai décidé de mettre en place un planning sur un tableau, au sein du local de l'association. De telle sorte, chaque membre de mon département est constamment au fait des prochaines échéances, que ce soit les siennes mais aussi celles du département dans son ensemble. En effet, il est important de réintégrer dans l'association une cohésion et une vue d'ensemble du projet. L'articulation du travail de chacun est ainsi mise en exergue par ce planning : il ne suffit pas de concevoir ses pièces dans son coin, mais il faut aussi prendre en compte les pièces du voisin. Dans le même temps, cela permet aussi de mieux s'organiser avec les autres départements. Par exemple, j'ai pu planifier avant de débuter ma conception des moyeux arrières la réunion avec le département GMP (Groupe Motopropulseur) qui était indispensable à la réussite du projet.

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Mise en place d'un Google Tasks

En supplément du planning sur le tableau, il faut aussi que chacun puisse consulter ses tâches à distance, et tenir les autres au courant de ses avancées. J'ai donc décidé de créer un Google Tasks, qui permet de créer une tâche, l'assigner à quelqu'un de l'équipe et ajouter une échéance. La personne peut la cocher en tant que Terminée lorsque la mission est remplie. Dans mon esprit, cela permettrait un management plus simple des avancées. En réalité, l'outil n'a pas été adopté par tout le monde, il a été au fur et à mesures délaissé.

a

Pérennisation du savoir

Le turnover d'une association telle que Marseille Racing est assez élevé : l'équipe est renouvelée quasiment dans sa totalité tous les ans. Il est vital de stocker l'information et les travaux produits d'une manière organisée, et qui a vocation a être compris par tous : un document de travail illisible ou suivant la logique de son auteur sans aucune explication est inutilisable.

Action :

Passation

Dans la continuité du paragraphe précédent, il faut aussi penser à la passation pour les futurs membres et au recrutement. J'ai participé à l'élaboration du formulaire de recrutement qui a pour objectif de mettre en valeur les candidats qui correspondraient à l'engagement et aux valeurs recherchés.

recrutement

Entretiens individuels

Entretien avec le département

J'ai d'abord fait un entretien personnalisé avec les deux autres membres de mon département afin de recueillir leur avis sur le déroulement de l'année, l'organisation, la communication, le management de l'équipe et leur vision du projet à l'heure actuelle. Cette manière de faire permet de ne pas mettre uniquement l'accent sur les choses positives ou négatives. Ma méthode : leur donner ces grandes lignes et les laisser parler. Si le sujet dérive, je recentre avec du tact pour avoir une discussion constructive.

Je n'ai pas leur autorisation pour dévoiler ce qui s'est dit pendant ces entretiens.

Entretien avec le Team Manager

J'ai ensuite fait le même type d'entretien avec le Team Manager. Je lui ai d'abord posé les mêmes questions, puis je l'ai questionné sur son retour d'expérience en tant que manager, qu'impulseur.

Rédaction du rapport

J'ai ensuite rédigé un rapport détaillant ce que j'ai pu apprendre lors de ce POK, mais de manière très appliquée. Ce rapport n'a pas vocation à être une "recette magique" mais il pourra aider l'équipe dans le futur. Ils y trouveront notamment des sections telles que :

Retour d'expérience sur le Sprint 2

J'ai pu réaliser l'ensemble des objectifs que j'avais fixé pour le temps 2. J'aurais aimé avoir le temps d'aborder le thème de la supply chain, qui n'est pas directement lié au POK que j'ai traité mais qui a un lien dans Marseille Racing. Ce POK était très plaisant car j'ai pu mettre en pratique de la théorie sur le management et la gestion d'équipe, qui sont parfois abstraits pour des jeunes de 24 ans qui n'ont pas encore d'équipe à gérer.

Horodatage

Samedi 02/03 : 3 heures pour la réflexion, la création du planning sur le tableau et le Google tasks dans la foulée

Dimanche 03/03 sur la route des vacances : 30 minutes pour terminer l'agréable lecture de Lean à 540°

Trêve des vacances

Mercredi 14/03 : 1 heure pour le premier entretien avec Iwan

Jeudi 14/03 : 1 heure pour le deuxième entretien avec Maël

Samedi 16/03 : 1 heure pour l'entretien avec Tony

Lundi 18/03 : 1 heure pour organiser le Drive et créer le template du rapport

Mercredi 20/03 : 1 heure 30 pour rédiger le rapport sur la gestion et l'amélioration d'un département et de l'équipe

Samedi 23/03 : 1 heure pour construire le formulaire de passation