Le MON-6 de Léonard

Comment organiser des réunions au mieux?

Sources

• Article de bpifrance sur l'organisation des réunions
• Site manager-go sur l'organisation des réunions
• Un document sur des statistiques sur les réunions par l'Ifop
• Une étude statistique de livecareer

Description

Mon TFE comprendra une partie technique lors de laquelle je manipulerai des langages de programmation et construirai le logiciel sur lequel mon équipe travaille. Il m'a été également indiqué, après avoir parlé de la partie gestion de projets présente dans notre filière, que je serai certainement à même d'animer les réunions de l'équipe de 4 à laquelle je vais m'ajouter. Dans ce contexte, j'ai pensé intéressant et même pratiquement nécessaire de bien savoir comment préparer, organiser et animer des réunions, et ce à travers ce dernier MON (merci à la spécificité de cette option de nous permettre cela).

Introduction

Les réunions, du temps perdu ou un outil indispensable pour une équipe? En fait, ça dépend. Selon un sondage de 2018 de l'Ifop, un cadre français passe plus de temps en réunion qu'en vacances (27 jours en moyenne), avec 3,5 réunions par semaine! Et 27% d'entre eux participent à plus de 5 réunions par semaine, et ces chiffres sont en hausse! Cela montre à quel point les réunions prennent une part énorme dans la vie d'entreprise. Et malgré ça 49% d'entre eux sont insatisfaits de l'efficacité de ces réunions. De plus, les participants décrochent au bout de 52 minutes. Il est donc important d'avoir des réunions claires qui ne tournent pas autour du pot, et de réussir les trois parties fondamentales :

• La phase préparatoire (l'avant). Une réunion non préparée est vouée à l'échec. Les individus doivent venir en ayant déjà réfléchi, en ayant déjà des idées sur le sujet de la réunion. D'après l'Ifop, 42% des cadres considèrent que les réunions sont rarement préparées correctement.

• La phase discussion (le pendant). Pendant la réunion, les sujets doivent être résolus rapidement, efficacement. Comme dit précédemment les participants décrochent lorsque la réunion est trop longue, il faut alors aller vite!

• La phase compte-rendu (l'après). Les décisions doivent aboutir aux réalisations : un compte-rendu est le meilleur moyen de bien mettre au clair quels ont été les conclusions de la réunion et à quoi on doit s'en tenir. Encore d'après l'Ifop, 48% des cadres disent que leurs réunions sont rarement suivies d'un compte-rendu.

La phase préparatoire

Sources : Un blog de gestion de projet

Définir l'objectif

Premières étapes, pour justifier l'utilité de la réunion:

• Savoir pourquoi on fait cette réunion

• Définir deux à trois axes, pas plus sinon on traîne en longueur la réunion

• Définir les sujets à traiter, les personnes à convier (selon l'Ifop, 22% des cadres témoignent du fait que les participants qui assistent aux réunions savent rarement pourquoi ils sont là) et les problèmes à résoudre.

• Définir un déroulé logique et un temps imparti

Définir le type de réunion

Ensuite il faut savoir quel type de réunion on prépare, selon le type la procédure sera différente :

• La réunion d'information : En gros, une personne conduit un monologue face à des personnes passives, à l'écoute. Je ne ferai pas ce genre de réunion pendant mon stage.

• La réunion de revue : faire le point sur l'avancée des choses. Tout le monde participe.

• Réunion d'échange, de résolution de problème ou de prise de décision : tout le monde participe également activement, sur un sujet donné.

Définir le style d'animation

On peut en tant qu'animateur de la réunion adopter un style différent en fonction de la situation :

• L'animateur directif. Celui-ci va laisser peu de place aux participants. A très peu utiliser je pense, sauf dans le cas d'une réunion d'information bien sûr

• Le facilitateur. Il va contrôler furtivement les débats, et ne prendra pas beaucoup de place dans les échangent. En tant que stagiaire, avant d'avoir pris la confiance et d'être calé sur le projet et ce qui l'entoure, je pense que c'est la meilleure position à adopter.

• Le coordinateur, ou l'entre-deux. Il va structurer les échanges et les débats et intervenir plus souvent que le facilitateur. C'est la situation à adopter quand on participe sur le projet autant que les autres collaborateurs.

Conduire une réunion de travail

Introduction

Il faut que la réunion soit efficace et ce dès le début :

• Commencer à l'heure et saluer les participants en les remerciant de leur présence et ponctualité
• Faire un tour de table pour que chacun puisse se présenter si les participants ne se connaissent pas
• Rappeler le contexte de la rencontre, l'ordre du jour, les objectifs escomptés
• Rappeler le rôle de chacun des participants ainsi que les règles de fonctionnement, notamment le temps qu'est supposée durer la rencontre
• Nommer un éventuel rapporteur de la réunion : soi-même si on est un "facilitateur", ou il vaut mieux quelqu'un d'autre si on est coordinateur

Phase de discussion

En tant qu'animateur on doit s'assurer du bon déroulement de la réunion, il faut alors:

• Amorcer les débats
• Cadrer les échanges et veiller à ce que les sujets ne dérapent pas
• S'assurer que chacun puisse s'exprimer et que les temps de parole soient justement répartis. D'après l'Ifop, 23% des cadres déclarent que certains monopolisent la parole et 13% ne se sentent pas légitimes à la discussion.
• Anticiper les éventuels conflits (sans en avoir peur)
• S'assurer qu'on avance dans le bon sens, au bon rythme

Conclusion de la réunion et compte-rendu

On finit la réunion par une synthèse de ce qui a été dit, un rappel des décisions prises. On fixe sur papier le travail effectué afin de passer à l'action. Ensuite on formalise le compte-rendu de la réunion par le rapporteur à partir des informations récoltées. Le retour peut faire l'objet d'un mail, d'une mise à jour d'un logiciel de gestion de projet, n'importe quoi qui présente une trace écrite, c'est très important.